Cómo elegir inquilino: el método que evita el 90% de los problemas

Casi todo lo que sale mal en un alquiler —el impago, la salida anticipada, los desperfectos, la guerra con los vecinos— se decidió antes de firmar. En una conversación de veinte minutos en la que el propietario cruzó unos papeles con una impresión y dijo que sí.

El problema no es que la decisión sea difícil, sino que se toma con prisa. Y la prisa tiene una dirección: empuja a bajar el listón. El piso vacío duele cada semana, el candidato mediocre está delante y el bueno es hipotético. Esa asimetría es la trampa.

La cuenta que desmonta la prisa

Piso de larga estancia en Madrid a 1.550 € de renta. Una semana vacía cuesta 358 €: el coste que todo el mundo tiene en la cabeza, porque se siente cada lunes. Lo que casi nadie tiene delante es la otra columna.

Ocho meses es un supuesto intermedio: los plazos del desahucio por falta de pago en Madrid van de varios meses a más de un año según el juzgado.

Es una decisión de valor esperado, no de estómago. Aguantar dos semanas más cuesta 716 €. Si con ellas cambias un candidato dudoso por uno sólido y reduces la probabilidad de impago aunque solo sea cinco puntos, el ahorro esperado es 0,05 × 16.240 = 812 €. Sale a cuenta, e ignorando el resto de riesgos —desperfectos, salida al cuarto mes, conflicto vecinal— que también bajan.

En habitaciones la cuenta cambia de escala, no de signo. Una semana vacía cuesta unos 135 € y el impago individual es menor, pero aparece un efecto que no existe en el piso entero: un inquilino conflictivo no genera una salida, genera tres. El error se paga en vacancia de las otras habitaciones, meses después y sin que nadie lo atribuya a su causa.

La documentación: qué se pide y qué se mira en cada papel

Pedir papeles no es evaluar. La mayoría reúne la carpeta, comprueba que el sueldo «da» y archiva. El valor está en lo que cada documento dice más allá del importe.

DNI o NIE

Se compara con la persona que tienes delante y con el nombre que irá en el contrato. Un NIE con caducidad próxima no es motivo de descarte —serlo sería discriminatorio—, pero sí de hablarlo.

Contrato de trabajo

Lo relevante no es el sueldo, que ya ves en la nómina: es la antigüedad y el tipo. Un temporal con cinco renovaciones seguidas en la misma empresa es, en la práctica, más estable que un indefinido firmado hace tres semanas en un sector volátil.

Las tres últimas nóminas

Tres, no una. La nómina única esconde lo que interesa: si hay variable, si hay horas extra que inflan un mes concreto, si hay embargos o descuentos judiciales en las deducciones. Ese apartado da mucha información y casi nadie lo mira.

Declaración de la renta o modelos trimestrales

En asalariados confirma que los ingresos del año pasado se parecen a los de hoy. En autónomos es el documento clave: el modelo 130 de dos o tres trimestres da el rendimiento real, no la facturación bruta que el candidato menciona de memoria.

Extracto bancario de tres meses

El documento que más cuenta y el que menos se pide. Aquí se ve lo que ningún otro papel enseña:

• Ingresos recurrentes frente a puntuales. Una nómina que entra el mismo día cada mes es una cosa; tres transferencias de origen distinto que suman lo mismo, otra.
• Cargas fijas comprometidas. Préstamo del coche, financiaciones, otro alquiler que todavía corre. Son las que rompen la ratio de esfuerzo sin verse en la nómina.
• Descubiertos y devoluciones de recibo. Uno puntual no dice nada. Tres en tres meses dicen casi todo.
• Saldo medio. Si llega a cero el día 28 no hay colchón: cualquier imprevisto pasa por delante de tu renta.

Vida laboral

Solo cuando el historial es corto, muy fragmentado o hay algo que no cuadra. No es un documento de rutina.

La ratio de esfuerzo y por qué en Madrid se rompe

La regla clásica: la renta no debería superar entre un tercio y un 40% de los ingresos netos del hogar arrendatario. Con 1.550 € de renta, entre 3.875 y 4.650 € netos mensuales sumando titulares.

En Madrid esa regla se rompe constantemente: hay zonas y tipologías donde el candidato que cumple el 33% simplemente no aparece. Cuando pasa, hay tres salidas razonables y una mala.

• Sumar titulares solidarios. Dos personas con 2.400 € netos cada una tienen una ratio conjunta del 32%. Que ambos firmen como arrendatarios solidarios —no uno titular y otro «de acompañante»— es la diferencia entre reclamar a los dos o a uno solo.
• Avalista solvente. Se le pide la misma documentación que al inquilino y se le puntúa igual. Un aval de alguien cuya solvencia no has comprobado no es una garantía, es un papel.
• Garantía adicional dentro de la ley. En vivienda la fianza es una mensualidad y su depósito es obligatorio en el organismo autonómico —en Madrid, la Agencia de Vivienda Social—. La LAU permite pactar garantía adicional, pero limitada: en contratos de hasta cinco años, en la práctica dos mensualidades más.

La salida mala es la cuarta: aceptar una ratio del 55% y confiar. Quien dedica más de la mitad de su neto a la vivienda no es un mal pagador, es un pagador sin margen. La primera avería del coche la paga con tu renta.

El sistema de puntuación

Un scoring impide que la impresión personal —que es real y a veces acierta— se coma al resto de la información. Estos son los pesos y lo que da la puntuación máxima.

En habitaciones subimos el encaje a 20 y bajamos la estabilidad a 15: el contrato es más corto y el daño de un mal encaje, mayor. Lo que no se toca es fijar los pesos antes de ver a los candidatos.

Los umbrales, que convierten la tabla en decisión:

• 75 o más: se firma.
• Entre 60 y 74: se firma solo con refuerzo —titulares adicionales, avalista comprobado o seguro de impago—, nunca tal cual.
• Por debajo de 60: no se firma. Da igual que el piso lleve dos meses vacío; ese es precisamente el momento en que la regla sirve para algo.

Y un criterio que no puntúa pero descarta: cualquier discrepancia entre lo que el candidato cuenta y lo que dice el papel. Si el sueldo que dijo y el de la nómina no coinciden, se acabó.

Las banderas rojas que se ignoran una y otra vez

Ninguna es prueba por sí sola. Dos juntas bastan para parar el proceso.

• Prisa extrema por entrar. «Necesito las llaves este fin de semana», sin motivo verificable. Quien tiene un historial normal planifica su mudanza con semanas. Esa prisa está diseñada para chocar con la tuya.
• Oferta de pagar varios meses por adelantado en efectivo. Suena a solvencia y suele ser lo contrario: es la forma habitual de comprar tu renuncia a comprobar los papeles. Y los pagos en efectivo de importe elevado tienen límites legales cuando una parte actúa como empresario o profesional.
• Negativa a facilitar el contacto del arrendador anterior. Con excusas que cambian: que no lo tiene, que se ha mudado, que era una empresa. Es la bandera roja con mejor poder predictivo de todas.
• Discrepancias entre el relato y el papel. Trabajo, ingresos, número de personas que van a vivir, mascotas. Cuando divergen, el problema no es el dato: es que te están gestionando la información.
• Negociar el precio antes de haber visto el piso. La decisión no es sobre esta vivienda sino sobre el precio en abstracto, y anticipa el mismo comportamiento en las renovaciones, las reparaciones y la actualización anual de la renta.

Cómo se verifican las referencias sin ser invasivo

Llamar al arrendador anterior es el paso que más gente se salta y el que más información da por minuto invertido. Pide el contacto, avisa al candidato de que vas a llamar y hazlo. Tres preguntas bastan:

1. «¿Pagaba en fecha?» Directa y cerrada. Un «sí, siempre» rotundo y un «bueno, alguna vez se retrasó pero…» son respuestas completamente distintas.
2. «¿Cómo terminó el contrato y en qué estado devolvió la vivienda?» Aquí sale lo que no está en ningún papel: si avisó con los 30 días de preaviso, si hubo que retener fianza, si se fue a mitad de contrato.
3. «¿Volverías a alquilarle?» La que resume todas. Fíjate menos en la respuesta que en cuánto tarda en darla.

Dos cautelas. El arrendador anterior puede tener incentivos —si el inquilino sigue dentro y quiere que se vaya, no es neutral—, así que la referencia se pondera. Y no preguntes por la vida privada, la situación familiar o la salud: verificas un historial de pago, no haces un informe.

Protección de datos: la parte que casi nadie trata y es obligación real

Cuando pides nóminas, extractos y un DNI estás tratando datos personales, con todas las obligaciones que eso conlleva. Es la parte del proceso que un propietario particular incumple casi siempre sin saberlo.

• Informa de para qué los usas. Basta un párrafo en el correo con el que pides la documentación: quién eres, para qué la usas, cuánto la conservas y cómo ejercer sus derechos.
• Pide lo mínimo necesario. Si con tres nóminas y un extracto decides, no pidas doce nóminas ni el libro de familia.
• Destruye la documentación de los descartados. Es la obligación que más se incumple. En cuanto firmas con uno, la carpeta de los otros —DNI, nóminas, extractos— pierde su finalidad y no puedes conservarla. Borrado, no «por si acaso».
• No pidas datos de categoría especial. Salud, discapacidad, origen étnico, religión, afiliación sindical o política, orientación sexual. Ni se piden ni se anotan ni se valoran.
• No discrimines. Ni por origen o nacionalidad, ni por situación familiar, ni por percibir una ayuda pública.

Sobre lo último, el argumento que convence a quien no se mueve por el legal: discriminar es mal negocio. Reduce el número de candidatos —y alarga la vacancia, que ya sabes lo que cuesta a la semana— sin reducir el riesgo, porque el origen o la situación personal no correlacionan con el impago. Lo que correlaciona es la ratio de esfuerzo, la estabilidad de los ingresos y el historial: justo lo que puntúa la tabla.

El candidato bueno que no llega al umbral

Aparece más de lo que parece: la persona que transmite confianza, trae los papeles ordenados y responde con claridad, pero se queda en 65 puntos porque sus ingresos no llegan a tres veces la renta o porque acaba de empezar como autónomo. Descartarlo sin más es tirar dinero. Firmarle tal cual, también.

• Varios titulares solidarios. No «un titular y su pareja»: los dos firman y responden por el total. Debe recogerse entre las cláusulas del contrato, igual que en el contrato por habitaciones se delimita qué se cede y qué es común.
• Avalista solvente y comprobado. Documentación completa y scoring propio. Un avalista que no supera los 75 puntos no arregla nada.
• Seguro de impago. La aseguradora hace su propio estudio de solvencia: si no acepta al candidato, eso es información. Compara seguro frente a garantía de cobro, porque no cubren lo mismo ni se activan igual.
• Garantía adicional legal. Dentro del límite de la LAU en vivienda, depositada y reflejada en contrato.

Lo que no funciona: subir la renta «por el riesgo». Un candidato justo de ratio no se vuelve más solvente pagando 80 € más al mes. Se vuelve menos.

Y algo poco intuitivo: la selección rigurosa es la mejor prevención frente a la ocupación. Los casos que acaban en un problema largo rara vez empiezan con una puerta forzada: empiezan con un contrato firmado deprisa a alguien de quien no se comprobó nada.

El proceso completo, con tiempos objetivo

Del anuncio a la firma, con un objetivo de diez a doce días. Si tardas más, la vacancia se come la mejora; si tardas mucho menos, te has saltado un paso.

1. Anuncio y precio, día −30. Se publica antes de que el piso se vacíe: el preaviso de 30 días existe para esto. Fotos hechas, precio fijado con datos y no con la renta del vecino, y pesos del scoring por escrito. Calcula cuánto te sangra cada mes vacío: es lo que sostiene el criterio cuando llega el candidato flojo.
2. Filtro previo, mismo día del contacto. Cinco minutos por teléfono: ocupantes, situación laboral, fecha de entrada, si puede aportar documentación. Descarta la mitad y ahorra la mitad de las visitas.
3. Visita, dentro de las 48-72 horas. Individual, no en grupo. Ahí se explica qué documentación se pide, para qué se usa y cuándo se destruye si no resulta seleccionado.
4. Documentación y scoring, 48 horas para entregar y 24 para puntuar. Con la tabla delante y con la llamada al arrendador anterior hecha. Si en 48 horas no ha llegado la carpeta completa, eso ya es información y también puntúa.
5. Decisión, contrato y firma, 5 a 7 días desde la visita. Titulares correctos, inventario de entrega firmado con fotos, fianza depositada y refuerzos —avalista o seguro— formalizados antes de dar las llaves, nunca después. Ese mismo día, borra la documentación de los descartados y anota la puntuación del elegido: dentro de un año ese número te dirá si tu tabla está bien calibrada.

Sobre un solo contrato, la diferencia entre elegir bien y elegir deprisa es del orden de los 16.240 € del cuadro de arriba; para afinarla con tus números tienes la calculadora de impago. Veinte minutos de método frente a eso es la mejor relación entre tiempo invertido y dinero protegido que hay en todo el alquiler.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentación se le puede pedir a un candidato a inquilino?

DNI o NIE, contrato de trabajo, las tres últimas nóminas, la última declaración de la renta —o los modelos trimestrales si es autónomo— y un extracto bancario de tres meses. Se puede pedir todo eso porque es proporcionado para valorar la solvencia. No se pueden pedir datos de salud, de afiliación sindical, religiosos ni de situación familiar: son categorías especiales y no guardan relación con pagar la renta.

¿Cuánto debe ganar un inquilino respecto a la renta?

La regla de referencia es que la renta no supere entre un tercio y un 40% de los ingresos netos del hogar arrendatario. Con una renta de 1.550 € eso significa entre 3.875 y 4.650 € netos al mes sumando titulares. En Madrid esa regla se rompe con frecuencia, y la salida razonable es sumar titulares solidarios, pedir un avalista o contratar un seguro de impago, no bajar el umbral sin más.

¿Puedo rechazar a un inquilino por su nacionalidad o por tener contrato temporal?

Por nacionalidad, origen o situación personal no: es discriminación prohibida y además reduce el número de candidatos sin reducir el riesgo, porque no correlaciona con el impago. Por el tipo de contrato sí se puede ponderar, pero como un criterio más dentro de una evaluación de solvencia global, nunca como un descarte automático.